n8n, Zapier oder Make: Was für Integrationen und Automatisierung im Geschäft wählen?

„Wir hätten gern, dass Anfragen von der Website automatisch in die CRM fallen und der Manager eine Benachrichtigung in Telegram bekommt.“ So beginnt fast jedes Gespräch über Automatisierung. Und fast sofort kommt die Frage: Womit setzt man das am besten um?

Die drei beliebtesten Antworten sind Zapier, Make und n8n. Schauen wir ehrlich drauf, ohne Werbung.

1. Kurz zu jeder Lösung

• Zapier. Der einfachste Einstieg. Jede Menge fertige Konnektoren, alles per Mausklick. Aber Logik, die komplexer ist als „wenn — dann“, fällt dem Tool schwerer, und die Kosten hängen von der Zahl der ausgeführten Schritte ab.
• Make (ehemals Integromat). Ein visueller Baukasten, flexibler als Zapier: Verzweigungen, Schleifen, Verarbeitung von Arrays. Ebenfalls cloudbasiert, ebenfalls Bezahlung pro Operation.
• n8n. Open Source. Man kann die Cloud-Version nutzen oder es auf dem eigenen Server installieren. Dann gibt es keine Begrenzung bei der Zahl der Schritte, und die Daten verlassen Ihren eigenen Perimeter nicht.

2. Wo der Unterschied wirklich spürbar wird

Volumen. Solange Sie zehn Anfragen pro Tag haben, gibt es fast keinen Unterschied. Wenn es Hunderte Bestellungen sind und jede durch 8–10 Schritte läuft, wächst die Rechnung bei Cloud-Plattformen sehr schnell. Self-hosted n8n bedeutet feste Serverkosten.

Sensible Daten. Unternehmensdaten, personenbezogene Kundendaten, interne Dokumente. Nicht jedes Unternehmen möchte so etwas durch einen fremden Cloud-Dienst schicken. Mit n8n auf dem eigenen Server ist das Thema vom Tisch.

Komplexe Logik. Dublettenprüfung, Wiederholungsversuche, wenn die API ausfällt, Queues, Fehlerbehandlung, Aufrufe von Sprachmodellen. In n8n lässt sich das nativ umsetzen, und dort, wo fertige Bausteine fehlen, kann man Code ergänzen.

Einstiegshürde. Hier gewinnen Zapier und Make. Eine einfache Verknüpfung kann auch jemand ohne technischen Hintergrund einrichten. Bei n8n auf dem eigenen Server muss allerdings jemand diesen Server betreuen.

3. Was wir empfehlen

• Einfacher Prozess, wenig Operationen, keine sensiblen Daten — Zapier oder Make. Schnell, zum Start günstig, und man muss nichts warten.
• Viele Operationen, komplexe Logik, personenbezogene oder finanzielle Daten — n8n auf dem eigenen Server.
• Sehr spezifische Logik oder hohe Lasten — manchmal ist es ehrlicher, einen separaten Microservice in Python oder Node.js zu schreiben und n8n als Dirigenten zu lassen.

Und noch etwas. Für welche Plattform Sie sich auch entscheiden: Planen Sie Fehlerbehandlung vom ersten Tag an mit ein. Eine Integration, die Bestellungen stillschweigend „verliert“, wenn ein benachbarter Dienst ausfällt, ist schlimmer als manuelle Arbeit.

4. Bevor Sie eine Plattform wählen

Schreiben Sie auf Papier auf: Woher kommen die Daten, wohin sollen sie gehen, was ist die führende Datenquelle für jede Entität (Kunde, Bestellung, Produkt) und was soll passieren, wenn einer der Dienste nicht verfügbar ist. Danach wird die Wahl der Plattform meistens offensichtlich.

Mehr dazu, wie wir Integrationen aufbauen, finden Sie auf der Seite Integration von CRM, Websites und Systemen per API. Und ein Beispiel für einen komplexeren Datenfluss gibt es im Demo-Szenario zur Verarbeitung von Logistikanfragen.