Automatización del procesamiento de documentos con IA
Reconocemos facturas, albaranes y actos: extracción de detalles, verificación de montos contra contratos y preparación de borradores para contables u operadores.
Para quién encaja y para qué tareas
- ✓Departamentos de contabilidad y finanzas de empresas
- ✓Empresas de logística y distribución con un alto volumen de documentos
- ✓Firmas de contabilidad de subcontratación
Qué problema resuelve la solución
Transferir manualmente líneas de cientos de facturas en papel o PDF toma días de trabajo. Además, hay errores molestos en los detalles, pagos retrasados y discrepancias durante la conciliación con contrapartes.
Funciones
Fases de desarrollo e implantación
Análisis de la muestra de documentos
Analizamos actos, albaranes y facturas típicas de sus principales contrapartes.
Construcción del esquema de extracción de campos
Escribimos esquemas Zod/JSON estrictos para que los números sean números, las fechas sean fechas y los códigos sean códigos.
Ajuste del umbral de confianza
Establecemos un umbral de confianza. Si algún campo genera dudas, el documento pasa a verificación manual.
Integración con el software contable
Transferimos los datos verificados a través de API (Vchysno, 1C/Holded, ERP) en forma de un borrador listo.
Datos de entrada e integraciones necesarias
- ·Formatos de entrada: PDF, JPEG, PNG, escaneos, archivos adjuntos de correo electrónico
- ·Sistemas de gestión documental electrónica: Vchysno, Paperless
- ·Sistemas contables y CRM a través de APIs confiables
Límites y restricciones de la automatización
Dejamos claro desde el principio lo que el sistema no sabe hacer. Es más fácil así que lidiar luego con expectativas erróneas:
- ✕El sistema de pago no procesará automáticamente — solo después de la aprobación de la persona responsable
- ✕Notas manuscritas y sellos borrosos que son difíciles de leer van al operador
- ✕Se necesitan reglas claras para emparejar la nomenclatura con su directorio
Cómo calculamos el coste
Dos componentes: configuración básica del pipeline y tarifa por el número real de páginas o documentos procesados.
Reconocimiento y aprobación de documentos
La empresa recibe decenas de facturas, actas de trabajos realizados y albaranes de varios proveedores. En PDF, escaneos o fotos. El contable pasa hasta 4 horas al día introduciendo manualmente importes, verificando el identificador fiscal de la empresa, los números de cuenta IBAN y buscando a qué contrato vincular cada documento.
Ver el esquema del escenario →Preguntas frecuentes sobre el servicio
¿Qué pasa si el contraparte envió un documento en un formato extraño?▾
Los modelos multimodales modernos manejan bien cualquier disposición de columnas. Los antiguos sistemas OCR basados en plantillas tenían problemas con tales formatos.
¿Se puede integrar esto con el sistema 'Vchysno'?▾
Sí. Si hay acceso a la API, podemos configurar cargas directas o conciliaciones de estado.
¿Cómo controlar errores?▾
El sistema resalta los campos reconocidos en color directamente sobre el escaneo. El contador confirma o corrige los datos en segundos.
¿Quieres comentar tu proceso?
Analizaremos cómo funciona todo ahora mismo, comprobaremos si aquí de verdad hace falta IA y prepararemos el plan del primer piloto.
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Describid el proceso que le está quitando tiempo a vuestro equipo. Os diremos qué se puede automatizar aquí, qué datos hacen falta y por dónde empezar.