Come l'IA riconosce fatture, atti e documenti: OCR + LLM in parole semplici

Il contabile apre la posta. Dentro c’è una fattura in PDF, la foto di una bolla scattata col telefono nel cassone del camion e la scansione di un verbale con il timbro finito proprio sopra l’importo. E tutto questo va riportato a mano nel software gestionale. Ogni giorno.

Si prova da tempo ad automatizzare questo processo. Ma per molto tempo i risultati sono stati così così.

1. Perché i vecchi OCR non hanno funzionato

I sistemi classici di riconoscimento lavoravano per modelli. Per ogni fornitore si configurava tutto: importo — qui, numero — qui, data — nell’angolo in alto a destra. Il fornitore cambiava modulo — il modello si rompeva. Arrivava un nuovo partner commerciale — bisognava configurare da capo.

Con una decina di fornitori abituali è ancora gestibile. Con centinaia, no.

2. Cosa hanno cambiato i modelli linguistici

I moderni modelli multimodali “guardano” un documento più o meno come farebbe una persona. Capiscono che «Totale da pagare» è il totale, indipendentemente da dove si trovi. Che una tabella con colonne come «Descrizione», «Quantità», «Prezzo» è la nomenclatura. Che il PDV (IVA locale) può essere scritto in dieci modi diversi.

Ma questo, da solo, non basta a risolvere il problema. Il modello può sbagliare. Perciò il riconoscimento è solo il primo passo.

3. Come il sistema verifica se stesso

Dopo che il modello ha estratto i campi, ognuno viene controllato con regole normali, senza alcuna IA:

• Numero di identificazione dell’azienda — viene verificata la cifra di controllo. Un errore anche in una sola cifra viene intercettato subito.
• IBAN — vengono verificati formato e checksum.
• Aritmetica — la somma delle righe deve corrispondere al totale, e l’importo senza PDV più il PDV deve dare l’importo complessivo.
• Anagrafiche — il fornitore viene cercato nel vostro database dei partner commerciali, la nomenclatura viene confrontata con la vostra anagrafica.
• Prezzi contrattuali — se il prezzo è diverso da quello fissato nella specifica, il documento viene segnalato.

4. Soglia di confidenza e Human-in-the-loop

Per ogni campo il sistema assegna un livello di confidenza. Se anche un solo campo è sotto soglia, oppure l’importo supera il limite impostato, oppure i controlli non tornano, il documento non passa automaticamente. Viene evidenziato per il contabile e i campi riconosciuti si vedono direttamente sopra la scansione. Verificare e correggere richiede pochi secondi.

E la cosa più importante: il sistema prepara una bozza. Il denaro non viene mai addebitato da una fattura senza la firma della persona responsabile. Mai.

5. Cosa serve per partire

• Un campione di documenti reali dei vostri principali partner commerciali — alcune decine di file.
• Accesso al sistema contabile o al sistema di gestione documentale tramite API (per esempio DocuSign o Fatture in Cloud).
• Anagrafiche di partner commerciali e nomenclatura.
• Regole: cosa considerare dubbio e chi deve confermare.

Guardate come funziona passo dopo passo nello scenario dimostrativo di riconoscimento e approvazione dei documenti. Maggiori dettagli sul servizio sono nella pagina Automazione dell’elaborazione dei documenti. E per stimare quanto tempo può liberare all’ufficio contabilità, potete usare il calcolatore.