Как AI разпознава фактури, актове и документи: OCR + LLM с прости думи

Счетоводителят отваря пощата. Вътре има фактура в PDF, снимка на товарителница, направена с телефон в каросерията на камион, и сканиран акт, на който печатът е паднал точно върху сумата. И всичко това трябва ръчно да се прехвърли в счетоводната програма. Всеки ден.

Опити да се автоматизира това има отдавна. Но дълго време резултатите бяха така-така.

1. Защо старите OCR не проработиха

Класическите системи за разпознаване работеха по шаблони. За всеки доставчик се настройваше отделно: сумата е тук, номерът е тук, датата е в горния десен ъгъл. Доставчикът смени бланката — шаблонът се чупи. Появи се нов контрагент — сядаш и настройваш.

За десетина постоянни доставчици това още е търпимо. За стотици — не.

2. Какво промениха езиковите модели

Съвременните мултимодални модели гледат документа приблизително както човек. Те разбират, че „Общо за плащане“ е крайна сума, независимо къде се намира. Че таблица с колони „Наименование“, „Количество“, „Цена“ е номенклатура. Че VAT може да бъде изписан по десет различни начина.

Но само по себе си това още не е решение. Моделът може да сбърка. Затова разпознаването е само първата стъпка.

3. Как системата се проверява сама

След като моделът извлече полетата, всяко от тях минава проверка по правила. Съвсем обикновени, без никакъв ИИ:

• Фирмен идентификационен номер — проверява се контролната цифра. Грешка дори в една цифра се хваща веднага.
• IBAN — проверяват се форматът и контролната сума.
• Аритметика — сумата на редовете трябва да е равна на общата сума, а сумата без VAT плюс VAT — на крайната сума.
• Справочници — доставчикът се търси във вашата база с контрагенти, а номенклатурата се съпоставя с вашия справочник.
• Договорни цени — ако цената се различава от фиксираната в спецификацията, документът се маркира.

4. Праг на увереност и човек в процеса

За всяко поле системата дава оценка за увереност. Ако поне едно поле е под прага, или сумата надвишава зададения лимит, или проверките не излизат — документът не минава автоматично. Той се подсветва за счетоводителя, като разпознатите полета се виждат директно върху скана. Да се провери и поправи е въпрос на няколко секунди.

И най-важното: системата подготвя чернова. Пари от сметката не се превеждат без подпис от отговорен човек. Никога.

5. Какво е нужно за старт

• Извадка от реални документи от вашите ключови контрагенти — няколко десетки броя.
• Достъп до счетоводната система или система за документооборот чрез API (например DocuSign или Microinvest).
• Справочници с контрагенти и номенклатура.
• Правила: какво да се счита за съмнително и кой потвърждава.

Вижте как изглежда това стъпка по стъпка в демонстрационния сценарий за разпознаване и съгласуване на документи. Повече за услугата — на страницата Автоматизация на обработката на документи. А ако искате да прецените колко време може да освободи това на счетоводството, ползвайте калкулатора.