Hogyan ismeri fel az AI a számlákat, aktákat és bizonylatokat: OCR + LLM egyszerű szavakkal

A könyvelő megnyitja az e-mailt. Benne egy számla PDF-ben, egy szállítólevél fotója, amit telefonnal készítettek egy teherautó rakterében, és egy beszkennelt teljesítési igazolás, amelyen a pecsét pont az összegre lóg rá. És mindezt kézzel kell átvinni a könyvelési programba. Minden egyes nap.

Az ilyen folyamatok automatizálásával régóta próbálkoznak. De sokáig ez csak elég közepesen működött.

1. Miért nem futottak be a régi OCR-ek

A klasszikus felismerőrendszerek sablonok alapján működtek. Minden egyes beszállítóhoz külön be kellett állítani: az összeg itt van, a szám itt van, a dátum jobb felül. A beszállító megváltoztatta a nyomtatványt — a sablon borult. Jött egy új partner — lehetett elölről konfigurálni.

Tíz állandó beszállítónál ez még valahogy kezelhető. Több száznál már nem.

2. Mit változtattak meg a nyelvi modellek

A modern multimodális modellek nagyjából úgy néznek egy dokumentumra, mint egy ember. Értik, hogy az „Összesen fizetendő” a végösszeg, függetlenül attól, hol szerepel. Hogy a „Megnevezés”, „Mennyiség”, „Ár” oszlopokat tartalmazó táblázat a termék- vagy tétellista. Hogy a VAT helyi megfelelőjét többféleképpen is ráírhatják.

De ez önmagában még nem megoldás. A modell tévedhet. Ezért a felismerés csak az első lépés.

3. Hogyan ellenőrzi magát a rendszer

Miután a modell kinyerte a mezőket, mindegyik átmegy egy szabályalapú ellenőrzésen. Hétköznapi szabályokon, mindenféle AI nélkül:

• Cégazonosító — ellenőrzőszám alapján ellenőrizhető. Már egyetlen számjegy hibája is azonnal kiderül.
• IBAN — a formátum és az ellenőrzőösszeg is ellenőrzésre kerül.
• Aritmetika — a sorok összegének meg kell egyeznie a végösszeggel, a VAT nélküli összeg plusz a VAT pedig a teljes összeggel.
• Törzsadatok — a beszállítót a partneradatbázisban keresi a rendszer, a tételeket pedig összeveti az önök saját törzsadataival.
• Szerződéses árak — ha az ár eltér a specifikációban rögzített ártól, a rendszer megjelöli a dokumentumot.

4. Bizalmi küszöb és ember a folyamatban

A rendszer minden mezőhöz egy megbízhatósági értéket rendel. Ha akár csak egy mező a küszöb alá esik, vagy az összeg meghaladja a beállított limitet, vagy az ellenőrzések nem stimmelnek — a dokumentum nem megy át automatikusan. A könyvelő számára kiemelve jelenik meg, ráadásul a felismert mezők közvetlenül a szkennelt képen látszanak. Ellenőrizni és javítani pár másodperc.

És ami a legfontosabb: a rendszer piszkozatot készít elő. Pénz nem kerül le a számláról a felelős jóváhagyása nélkül. Soha.

5. Mi kell az induláshoz

• Valódi dokumentumok mintája a kulcsfontosságú partnereiktől — néhány tucat darab.
• Hozzáférés a könyvelési rendszerhez vagy a dokumentumkezelő rendszerhez API-n keresztül (például DocuSign vagy Számlázz.hu).
• Partner- és cikktörzsadatok.
• Szabályok: mit tekintsen a rendszer gyanúsnak, és ki hagyja jóvá.

Nézze meg lépésről lépésre, hogyan működik ez a dokumentumfelismerési és jóváhagyási demófolyamatban. A szolgáltatásról részletesebben az Dokumentumfeldolgozás automatizálása oldalon olvashat. Ha pedig szeretné megbecsülni, mennyi időt szabadíthat fel ezzel a könyvelésben, használja a kalkulátort.